JPO派遣制度(外務省管轄)への応募で気をつけるべきこと7選!

国際機関
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早速読者さんをがっかりさせてしまいますが、私は外務省管轄のJPO派遣制度に合格したことがありません。

(ようやく受かったのは世界銀行グループのJPO制度です)

 

今まで応募してきたなかで最も先に進んだのは2016年のWFP選考枠での面接です(Treasury Officer, ローマ本部勤務のポジションでした。面接で落ちました・・)。それ以外は書類選考で敗れています。

ただ、これまで何度も何度も応募要件や、各種セミナーに参加しJPO派遣制度の研究をしてきたので、これまで蓄積してきた知識を共有できたらと思います。

 

*あくまで筆者が過去見聞きしてきたこと、経験に基づいた情報です。

**応募要件が2019年より変更されておりますが、新応募要件には対応しておりません。

1.応募書式や好まれる記入の仕方が民間とは異なるということを認識する!

大学・院卒業後の就職活動で内定長者だった方や転職活動にそこまで苦労したことがない方でも、JPO派遣制度をはじめ国際機関での就職活動では容赦なく書類選考で落ちます。

まず第一に認識すべきは、民間の採用活動で求められるものと、国際機関の採用活動で求められることは異なるという点です。

 

例えば、民間就活のエキスパート(?)であるビジネススクールでは、履歴書(英文)は1~2ページに抑えるように教えていますし(私も経験がありますが、採用側は1ページ以上の履歴書に逐一丁寧に目を通さない)、履歴書を1-2ページに内容濃くきれいにまとめている方も多いと思います。

ただ、私の過去の感触や、セミナーや国際機関職員の方から見聞したことによると、上記のやり方ではアピール不足となるケースが多いです。

そもそも所定の応募用紙に記入項目が多く、またフリーテキスト欄もいくつか設けられておりページ制限も特にないので、与えられた応募用紙を最大限活用してアピールすべきです。

 

JPO派遣制度に応募される方は総じてこれまで意識高くキャリア開発に取り組んできた方が多いかと思います。

これまでに築き上げたピカピカのレジュメを一度白紙に戻して1からご自身の過去実績の棚卸をすることが必要になってきます。

(私自身、これまでに何度自身の学業や就労経験での実績や経験を棚卸し、レジュメを作り直したか数えきれないほどです・・笑)

2.STARフレームワークを意識する!

STARフレームワークについて詳しくはググってください。笑

Situation(背景・シチュエーション) Task(タスク・課題) Action(アクション) Result(結果)の頭文字をとった履歴書記載方法のテクニックです。

 

JPO派遣制度用の応募書類はSTARフレームワークを活用すべきです!

上述の通り、民間の就職活動で使用するような日本人視点でよくまとまった履歴書よりも、STARをしっかりと書き込んだ履歴書の方が好まれる(気がします)。

私の過去のJPO戦績を見る限り、職務経歴書にSTARを導入し結構な肉付けをした状態の応募書類が書類選考を無事突破しています。

 

因みに私の場合ですが、STARそれぞれに1~3センテンス作成しております。大体平均すると一つの案件に対して全体で8~10センテンスに収まっています。これが、民間向けの就活だと、くどくどと分かりづらいと突っぱねられそうな気もしますが、国際機関ではむしろこれくらいしっかり記載することが正解な気がします。

(恐らくですが、日本人社会人が同業界または近しい業界に転職する際に、ある程度の知識や言語を共有できていることに比べ、国際機関での採用活動ではそれこそ多岐にわたるバックグラウンド、業界、職務内容、商慣習でお仕事をしてきた方が候補者にいるので、それらをしっかりと理解するためには、多少説明が長くなったとしてもきちんと説明・アピールすることが好まれているのではと思料しております。)

3.応募書類の書式は何度も見返す!

JPO派遣制度の応募要件に書かれている内容は一つも漏らすことなく従いましょう。でないと、最悪書類不備として審査さえしてもらえない可能性もあります。

まずは応募書式に慣れ親しむこと、応募書式の記入例や注意事項を熟読すること、一度書き終えたら記入例と応募要件を隣においてきちんと要件に従っているか確認することが肝要です。

 

今は記入見本に明記されておりますが、私が人生で初めてJPO派遣制度へ応募した際、最後の署名欄を手書きでなくタイプした状態で提出してしまいました。まあ、それが手書きだとしても書類選考突破はなかったと思いますが、こうした些細なことでチャンスを逃すのは避けましょう。

欲を言えば、近しい友人や家族に確認してもらってもいいかもしれません。

4.TOEFLよりもIELTSがねらい目!

とある国際機関で人事官を長年されていた方のセミナーを受講したことがあるのですが、その方曰くTOEFLやIELTSでの英語スコアの足切りは存在するとのことです(外務省国際機関人事センターの回答ですと、英語スコアでの足切りは設けていないとのことで、勿論外務省側の回答が公式な答えだと思いますので、上記は参考程度にとどめてください)。

その方曰く、TOEFLですと100点以上、IELTSでは総合で7.0以上あればいいのではとのことでした。そのスコアを下回ると、他で埋め合わせをしなければいけなくなる(例えば第三言語、超一流大卒、途上国経験が長いとか)ため、英語スコアは良いにこしたことはないとのことです。

 

TOEFLを受験された方はご存知かと思いますが、TOEFLテストは英語のテストというよりは集中力を試すための試験です。笑

高いし、試験時間は長いし、問題の難易度も高いしと、受験者目線で見た際に良いところがないです。(TOEFL運営団体さんすみません・・・)

その点、IELTSであればTOEFLよりは比較的ストレス少なく臨めると思います。

 

JPO派遣制度をはじめ国際機関では英語能力の判断基準として、基本的にはTOEFLおよびIELTSを採用しているところが多いですので、定期的にIELTSを受験することをお勧めします。

因みに、IELTSのGeneralかAcademicかは問いません。

5.電子的に送る場合でも油断は禁物!

JPO派遣制度への応募は結構な準備期間を要します。

そのため、締切直前まで準備される方もいらっしゃると思いますが、電子的に提出(Eメールでの提出)できるからといってギリギリに送ることはお勧めしません。

というのも、電子的に送る方法も細かに要件が決まっていますので(大したことはないのですが)、ご自身のPC環境によってはその要件に従うためにアプリケーションをインストールしたりと準備が必要な場合があります。

私も過去に締切直前にEメールで提出しようとして、要件の通りに送付するのに結構てこずった経験があります(その際は、国際機関人事センターの方が対応してくださり、色々と試行錯誤した結果無事送信することができました!笑 *ITが専門でないので、何が原因かいまだに分かりませんが、なぜか私のPCから応募書類を送信できない状況にありました。。締切直前でしたので紙媒体で送ることもできず途方に暮れていました・・。

6.書かないとアピールは始まらない!

一見当たり前なのですが、言われないと伝わらないですし、書かれていないと書類審査する側も判断のしようがありません。

日本人は採用活動の中で、他国の方と比べて比較的控えめにみえてしまうとはセミナー等でもよく注意されることですが、全くもってその通りだと思います。

無関係なことを書くわけにはいきませんが、正直どういった経験や実績、資格や課外活動が書類選考する側の目にとまるか分かりません。

書けることは何でも書くべきだと思いますし(それも数センテンス使ってしっかりと説明)、応募書類に書くことを増やすために日ごろから資格勉強、ボランティア活動、社会人インターンやプロボノ、学会活動 等にも積極的に参加すべきです(なんでも参加しろというわけでなく、あくまで自身の専門性をバックアップする意味で。)

当然ですが、志望動機の箇所は最も力と熱を込めて書きましょう!!外務省国際機関人事センターの担当者の方曰く、ここの内容はしっかりと読み込むそうです。

7.リファレンス選びもしっかりと!

JPO派遣制度の応募書式にもリファレンスを3名書くように求められています。

記入例にあるように、大学・院時代の指導教官、職場の上司にリファレンスをお願いすることが推奨されています(因みに、私の場合は応募する時点では「リファレンス欄に記載させて頂いたこと」を本人たちに伝えていません。これが正しいやり方とは思いませんが、まずは書類選考を突破しないとリファレンスが採用側からコンタクトされたりとかはないかなと。)

また、世界銀行で長年勤務された方にリファレンスについてお伺いしたところ、リファレンスは「候補者のことをよく知っている方、大学指導教員、職場の上司、仕事で関わった方々、また専門分野の国際機関現役職員」が良いリファレンスになるとのことでした。

それを受けて、私の場合ですと、院の指導教官、職場の直属の上司(で且つ私のことを評価してくれていた方)、ボランティアをしていた某国際機関のカントリーオフィスヘッド(この方とはセミナー時に直接お会いしリファレンスになって頂けるようお願いしたところ快く受けて頂けました)を記載しました。

リファレンスがどのくらい影響するかというのも、聞くところかなりケースバイケースのようですが、やはり「誰を知っているか」は国際機関では重要ですので、少しでも良いリファレンスを得られるよう国際機関関係の各種セミナー、ボランティア、インターン、Linkedinでインフォメーションインタビューをする、各種社会人のプロボノ等で様々な社会的地位の方とかかわることが肝要と思料致します(もちろん、学業・本業を頑張ることは当然です)。

まとめ

冒頭に書きました通り、筆者のJPO派遣制度応募の戦績は芳しくはないのですが、だからこそ数年間に亘りJPO派遣制度の応募書類の書き方を研究してきました。

上記ざっと書きましたが、当方が数年に亘り収集した情報のまとめですので、これからJPO派遣制度を利用される方の一助となれば幸いです。